Korv-Görans Kebab Oy valmistaa ja myy lihaa sekä kastikkeita. Liiketoiminta kasvaa jatkuvasti ja noin puoli vuotta sitten Nooga palkattiin huolehtimaan yrityksen paperitöistä. Hyvä päätös, jonka avulla prosesseista selvitään nykyään sujuvammin.

Kebabliha kastikkeella on suosittu klassikko Pietarsaaressa, mutta Korv-Görans Kebab Oy:n (Görans) tuoteperhe pitää sisällään myös paljon muuta. Yritys on löytänyt hyvän reseptin Vegelastulle ja tällä hetkellä kysyntä on suurta myös kotimaisten kanatuotteiden osalta. Görans myy pakastettuja lihatuotteita ja kastikkeita pääasiassa erilaisille ketjuliikkeille Suomessa, Ruotsissa sekä Virossa.

Aikaisemmin kirjanpito hoidettiin sisäisesti erään työntekijän toimesta. Kun hän lopetti työskentelyn, Görans tarttui tilaisuuteen ostaa ulkopuolisia palveluita kirjanpitoon ja palkanlaskentaan. Paperityöt veivät paljon aikaa ja yritys halusi keskittyä ydinliiketoimintaan.

– Meillä oli käytössä vanhanaikainen järjestelmä. Laskut tulivat usein paperisina tai sähköpostitse ja niiden käsittely vei paljon aikaa. Tarve digitaaliselle kirjanpidolle oli ollut jo pitkään, ennen kuin viimein siirryimme sen käyttöön, sanoo Catarina Ahlö, Management System Responsible, Korv-Görans Kebab Oy.

Nykyään sekä osto- että laskutusprosessit hoituvat huomattavasti sujuvammin kuin ennen. Kaikki hoituu sähköisesti ja paljon tapahtuu automaattisesti, minkä vuoksi käsin tehtävät työt vähenevät merkittävästi.

– Nyt käytössä oleva kirjanpito-ohjelma voidaan integroida myös nykyiseen varasto-ohjelmaan. Meille on tärkeää, että kyseinen ohjelma on räätälöity juuri meidän tarkoituksiimme sopivaksi. Parasta on se, että koko varasto on sisällytetty ohjelmaan, se tekee kaikesta paljon sujuvampaa.

Johto näkee lisäksi vielä toisen edun kirjanpidon digitalisoinnissa.

– Me hallituksessa voimme seurata kirjanpitoa reaaliajassa ja kuukausittaiset tilinpäätökset tulevat paljon nopeammin kuin ennen.

Syy sille, miksi Görans valitsi Noogan, perustuu osittain hintoihin, mutta myös siihen, että kirjanpitotoimisto sijaitsee lähellä Pietarsaaressa.

– Nooga on auttanut meitä digitalisoimaan kirjanpitomme ja samalla olemme saaneet hyviä neuvoja sekä ystävällistä palvelua. Nooga on aina vain pelkän puhelinsoiton päässä ja se tuntuu hyvältä.

Nyt syksyllä Görans on Noogan avulla ottanut askeleita kohti tehokkaampaa liiketoimintaa. Yritys on alkanut käyttää EDI:ä (Electronic Data Interchange), joka sallii kahden toisistaan riippumattoman tietokonejärjestelmän vaihtaa keskenään sähköisiä viestejä. Sen avulla voi käsitellä esimerkiksi tilauksia, tilausvahvistuksia, toimitusilmoituksia sekä laskuja.

– Testaamme parhaillaan sähköisiä EDI-tilauksia ensimmäisen asiakkaan kanssa. Saamme tilauksen sähköisesti, minkä jälkeen muodostetaan rahtikirja. Lasku lähetetään automaattisesti asiakkaalle. Tämä tekee sen, että useita aikaisempia välivaiheita jää pois prosessista.

Catarina Ahlö tuli mukaan perheyritykseen 11 vuotta sitten, jolloin hän työskenteli toimistossa. Paljon on tapahtunut toimistoalalla sen jälkeen.

– Parasta työssäni on se, että se on niin monipuolista. Jokainen päivä on erilainen. Aloitin laatupäällikkönä, mutta työnkuvani on muuttunut vuosien varrella ja nykyään huolehdin myös henkilökunnasta ja koulutuksista. Lisäksi osallistun messuille, joten työskentelen vähän myös myynnin parissa.

Tällä hetkellä Catarina Ahlö saa oppia myös rakentamisen prosesseista, sillä Görans rakentaa täysin uusia tiloja sekä tuotantolaitosta Pietarsaaressa. Yrityksen on määrä muuttaa ennen kesää 2019.

Kuinka kaikille paperipinoille oikein käy? Seuraavatko mapit muutossa vai onko myös ne kuukaudet saatu talteen digitalisoinnin avulla, jota nyt ollaan tekemässä?

– Meillä on vielä jonkin verran papereita, mutta niiden määrä on jo vähentynyt merkittävästi. Voimme ainakin sanoa, että olemme matkalla paperittomaan toimistoon, sanoo Catarina ja naurahtaa.