Mitä sähköinen kirjanpito tarkoittaa?

Yksinkertaistettuna sähköinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että aikaisemmin käsin ja paperilla tehdyt kirjanpidon rutiinityöt ovatkin hoidettavissa näppärästi tietokoneen, tabletin tai puhelimen avulla.

Sähköisellä kirjanpidolla hoidat yrityksesi taloushallintoon kuuluvat tutut rutiinit yhdessä paikassa. Samalla ohjelmalla pääset lähettämään laskuja, vastaanottamaan laskuja sekä toimittamaan kaikki kuitit ja tarvittavat aineistot suoraan kirjanpitäjällesi.

Esimerkiksi jos olet aikaisemmin ostanut yritykselle tuotteen ja olet tästä saadun kuitin toimittanut kirjanpitäjälle kirjeenä, niin sähköisessä kirjanpidossa voit napata puhelimella kuvan kuitista heti oston jälkeen ja toimittaa saman tien kirjanpitoon. Näin kirjanpito pysyy reaaliaikaisesi ajan tasalla yrityksen tapahtumista.

Sähköinen kirjanpito ei vaadi sinulta laajaa tietoteknistä osaamista, vaan jos esimerkiksi verkkopankin ja älypuhelimen käyttö sujuu, niin onnistuu myös sähköisen taloushallinto -ohjelmankin käyttäminen.

”Tutut rutiinit tehokkaasti aikaa ja rahaa säästäen”

Perinteinen taloushallinto vaatii useita manuaalisia työvaiheita ja paperien käsittelyä, joka vie aikaa. Sähköisellä taloushallinnolla säästät omaa aikaasi, jonka voit käyttää esimerkiksi yrityksesi laskutettavan työn tekemiseen, kun aineiston toimitus kirjanpitoon ei kulutakaan entisenlailla työaikaasi.

Miltä sähköinen kirjanpito voisi näyttää käytännössä:

Me Noogalla käytämme Netvisor -kirjanpito -ohjelmaa, jota suosittelemme lämpimästi käyttöösi. Miltä tulevaisuus voisi siis näyttää sähköisen kirjanpidon avulla.

Myyntilaskujen lähettäminen

Aikaisemmin olet saattanut myyntilaskun lähettämiseen käyttää erillistä laskupohjaa tai laskutusohjelmaa. Laskun lähetyksen jälkeen siitä on pitänyt lähettää kopio kirjanpitäjälle, joko postitse tai sähköpostilla. Tämän jälkeen kirjanpitäjä on manuaalisesti siirtänyt tiedot käytettävään ohjelmistoon ja varmistanut, että tiliotteelta löytyy laskulle maksusuoritus.

Netvisor -kirjanpito-ohjelmassa myyntilasku -prosessi sujuu alusta loppuun sujuvasti. Pystyt luoda myyntilaskun suoraan Netvisorissa, jolloin sinun ei tarvitse enää toimittaa myyntilaskusta kopiota kirjanpitäjälle. Ohjelma täsmäyttää asiakkaalta tulleen suorituksen myyntilaskulle automaattisesti ja noutaa tiliotteen pankistasi. Kun laskutat Netvisorilla, tiliöinnit ja tositteet muodostuvat automaattisesti kirjanpitoon. Helppoa eikö?

Ostolaskujen käsittely

Perinteisessä kirjanpidossa paperi- tai sähköpostilaskun saatuasi ensin kirjaudut verkkopankkiin ja kirjaat laskun maksuun. Kauden päätyttyä olet toimittanut joko postitse tai sähköpostilla kaikki kautta koskeneet ostolasku kopiot kirjanpitäjälle. Kirjanpitäjä tämän jälkeen on käsitellyt tiedot manuaalisesti kirjanpitoon.

Netvisoria hyödyntämällä ostolaskut saapuvat suoraan kirjanpito -ohjelmaan, jossa laskut joko tiliöidään automaattisesti oletustiliöintien avulla tai kirjanpitäjän toimesta. Ohjelmassa pääset tarkastamaan laskun sisällön, hyväksymään sen ja siirtämään maksuun suoraan tililtä. Lasku maksetaan eräpäivänä ja yhteys pankkiin mahdollistaa maksun kohdistamisen tiliotteella suoraan oikeaan ostolaskuun. Koko prosessi siis hoituu suoraan yhdessä ohjelmassa ja säästät aikaa.

Aineiston lähettäminen kirjanpitäjälle (kuitit, tositteet, aineistot)

Aikaisemmin olet toimittanut kuitit, laskut, tiliotteet ja muut tositteet henkilökohtaisesti kirjanpitäjällesi kerran kaudessa, oli sen sitten kuukausi, kvartaali tai vuosi. Tämän jälkeen kirjanpitäjä on käynyt aineiston läpi ja siirtänyt ne manuaalisesti käytössä olevaan kirjanpito -ohjelmaan.

Netvisorissa myyntilaskut, ostolaskut ja tiliotteet tulevat ohjelmaan automaattisesti, jolloin näitä aineistoja ei sähköisessä kirjanpidossa ole tarpeen erikseen enää toimittaa kirjanpitäjälle.  Kuitit taas saat toimitettua kirjanpitoon sähköisesti Visma Scanner -sovelluksen avulla, joka toimii puhelimessasi. Sovelluksella otat kuvan kuitista, annat kuitista lisätiedot ja lähetät Netvisoriin suoraan kirjanpitäjälle. Kuitteja ei Visma Scannerin avulla ole tarpeen enää jemmailla.

Me Noogalla tarjoamme modernia ulkoistettua sähköistä kirjanpito -palvelua, jonka avulla keskityt ydintoimintaasi ja säästät aikaa. Kirjanpidon lisäksi tarjoamme myös palkanlaskentapalveluita ja muita taloushallintopalveluita.

Kiinnostuitko sähköisestä kirjanpidosta Noogalla? Pyydä ilmainen kustannusarvio tästä ja jutellaan lisää:

---

Written by: Sanna Nurila