Taloushallinto
10 vinkkiä: Digitalisoi taloushallintosi
20.04.2018
Paperiton kirjanpito ei ole utopiaa. On vielä olemassa monia yrityksiä, jotka kuukausittain painivat papereita ja kuittinippuja täynnä olevien kansioiden kanssa, joiden täytyy olla ajallaan luovutettuna kirjanpitoon. Mutta asioiden ei välttämättä tarvitse olla näin.
Muutoksen tekeminen ei ole vaikeaa. Käytännössä pitkälle digitalisoitu kirjanpito on erittäin tehokasta. Jo alkuvaiheen ponnistelut päivittäisten digitaalisten rutiinien parissa voivat vaikuttaa suuresti siihen, miltä päivittäinen ja erityisesti palkkapäivänä tehtävä työ näyttää.
Olemme koonneet 10 konkreettista vinkkiä siihen, kuinka askel askeleelta voit digitalisoida yrityksesi taloudenpidon.
1. Käytä sähköisiä laskuja. Sähköisten laskujen käyttäminen on tavallisesti yksi ensimmäisistä askelista paperin käytön vähentämiseksi. Digitaalisen taloudenhallintajärjestelmän avulla voit lähettää sekä sähköisiä laskuja että sähköpostilaskuja.
2. Lähetä paperilaskut tulostuspalvelun kautta. Laskutuksessa on paljon työtä. Laskun kirjoittamisen lisäksi sinun täytyy tulostaa se paperille, liimata postimerkki ja postittaa kirje. Jos käytät tulostuspalvelua, vähennät joka tapauksessa omia paperitöitäsi huomattavasti. Paras vaihtoehto on kuitenkin pyrkiä pääsemään kokonaan eroon paperilaskuista.
3. Vastaanota ostolaskut digitaalisesti. Valitse vastaanottaa ostolaskuja sähköisinä laskuina tai sähköpostilaskuina. Aina se ei ole mahdollista, mutta kyseisissä tapauksissa voit skannata tai käyttää skannauspalveluita pitääksesi kaikki laskut digitaalisena. Askeleen ottaminen eteenpäin voi olla askel kohti yrityspolitiikkaa, joka kieltäytyy kokonaan ottamasta vastaan paperilaskuja.
4. Skannaa kaikki kuitit. Kukaan ei mielellään etsi vanhoja kuitteja taskuista tai sotkuiselta työpöydältä sinä päivänä kun ne pitäisi lähettää kirjanpitäjälle. Paras keino on aina mielellään skannata kaikki kuitit samantien ostotapahtuman jälkeen. Muista, että jos et löydä kadonnutta kuittia, se on vain pois omasta palkastasi.
5. Muuta palkkalaskelmat sähköisiksi. Työnantaja voi tarjota kaikki palkkatiedoista palkkalaskuriin sähköisesti, jolloin työntekijä voi kirjata työaikansa vaikka matkapuhelimella. Palkkalaskurin avulla palkanmaksut, tuntikirjaukset ja palkkalaskelmat hoituvat sähköisesti.
6. Hanki tiliotteet sähköisesti. Käytä järjestelmää, jossa tiliotteet ladataan automaattisesti järjestelmään joka päivä samalla kun pidät yrityksesi kassavirran ajan tasalla.
7. Automatisoi kaikki mahdollinen. Mitä enemmän onnistut automatisoimaan, sen parempi. Tämä vähentää tarpeetonta työtä, joka usein aiheuttaa stressiä ja vaikuttaa myös työssä viihtymiseen.
8. Pyydä saada tutustua raportteihin. Varmista reaaliaikaisten raporttien saatavuus taloushallinnon järjestelmästä, jolloin voit tutustua haluamiisi tietoihin milloin tahansa.
9. Pyri kokonaisvaltaiseen digitalisointiin. Täysin digitaalinen taloushallinto antaa sinulle mahdollisuuden pitää silmällä yrityksesi taloutta riippumatta siitä, missä päin maailmaa olet. Tämä lisää joustavuutta yrityksessä.
10. Selvitä mitä kaikkea voit tehdä. Ota meihin yhteyttä selvittääksesi millaisia mahdollisuuksia on saatavilla. Sinun yritykselläsi voi olla tietynlainen tarve ja meillä voi olla siihen ratkaisu, jota et olisi tullut edes ajatelleeksi.